为加强系档案工作，全面提高系档案管理水平，有效地保护和利用档案，根据学校有关规定的精神，特制定本制度。

一、文件材料整理归档制度

(一)、应当归档的文件材料必须由系各科室或承办人员收集齐全，交档档案管理人员，进行整理、归档、集中管理，任何个人都不得据为已有或者拒绝归档。

(二)、系各科室办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，包括党、政、团以及人事、总务、财会等工作的各种门类和载体的文件材料以及与系教育教学业务工作有关的材料，均属于归档范围。

（三）、文书档案由系档案人员在学期（学年）结束前整理归档完毕；其他门类和载体的档案按有关规定，由经办人员整理立卷、定期移交归档。

（四）、归档文件材料向档案人员移交时，须当面清点检查，同时附归档材料移交清单，办好一切交接手续。

（五）、按照学校档案内容和载体不同，制定统一的分类方案。同一全宗应保持分类方案的稳定。

（六）、归档文件的整理，以每份文件为一件。原件与复制件为一件。批复与申请、请示为一件。报表、名册、图册按其原来的装订方式、一册(本)为一件。同一问题的来文和复文(包括请示与批复、报告与批示等)可为一件。会议记录、未装订式样的统一的表格、可组合在一起为一件。

（七）、归档文件按件装订，装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；文件处理单在前，正文在后。去掉金属钉根据件内文件的厚薄，装订时以文件的左侧和左上角为装订的边和角。

（八）、归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录分保管期限装订。

（九）、装盒：将归档文件依保管期限按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。装盒时不得混年度混保管期限。档案盒应采用无酸纸制作。声像材料要用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、内容和责任者。

二、档案保管制度

(一)、根据保存档案资料的数量，设置必要的档案专用室和柜、橱。

(二)、档案室要落实各项安全保卫措施。

三、档案保密制度

(一)、认真学习贯彻保密知识，充分认识档案工作的重要性、机要性，自觉保守机密。

(二)、定期开展保密检查，发现泄密事件及时追查，并报告领导。

(三)、严格借阅制度，健全借阅手续，按查阅要求和范围提供档案；机密档案资料的借阅，必须履行批准手续；外借档案及时收回，做到档案资料不失控。

(四)、不私自将档案资料带出档案室；不私自抄录、复制档案内容传递给他人；不得随便泄露档案的内容，数量及存放等情况。

(五)、无保存价值的档案资料及文件材料，应通过鉴定，有关方面确认签字，严格履行销毁审批手续，方可办理销毁。

太原工业学院理学系